Reference: TOP-TOY

TOP-TOY koncernen - kendt for BR og TOYS”R”US - driver 8 web-shops i Norden. Her omsættes der for næsten en kvart milliard med julehandelen som den absolutte spidsbelastning. Derfor er maksimal oppetid absolut forretningskritisk. Den opgave har man outsourcet til hostingvirksomheden Netgroup.

Virksomhedslederen af i dag er ikke et sekund i tvivl om vigtigheden af samspillet mellem de forretningsmæssige strategier og de IT-mæssige strategier. I en digital virkelighed, hvor de fysiske åbningstider som begrænsende faktor så at sige er sat ud af kraft, og kunderne forventer at kunne handle elektronisk på alle tidspunkter af døgnet fra såvel computer som tablet og smartphone, er det ganske enkelt forretningskritisk at være tilgængelig 24 timer i døgnet alle årets 365 dage.

Det ved man naturligvis også hos TOP-TOY koncernen, der er er repræsenteret i 7 lande med i alt 297 fysiske BR og TOYS”R”US butikker samt ikke mindst 4 webshops for hver af kæderne i henholdsvis Danmark, Norge, Sverige og Finland. Når det gælder legetøj, er der næppe nogen, der er i tvivl om, at julehandelen er årets omsætningsmæssige højdepunkt – og alle ved, at når de trykker på dørhåndtaget til forretningen i åbningstiden, ja så går døren op, og personalet står klar til at ekspedere.

Men som forbruger er vores forventning til en web-shop faktisk endnu større. Her tager vi det nemlig for givet, at butikken både er åben i døgndrift og, at vi selv kan ekspedere vores ordre med et snuptag – uden ventetid og uden at skulle stå i kø. Endnu en udfordring for web-shoppen er desuden, at hvis ikke teknologien spiller, som vi forventer, er det blot et klik med musen, hvorefter vi lægger vores handel hos konkurrenten.

Sæsonbetinget spidsbelastning

”Samlet set har TOP-TOY en årlig omsætning på omkring 4 milliarder kroner, og op mod en kvart milliard af denne finder sted i vores 8 web-shops - halvdelen de sidste 2 måneder op mod jul. Derfor siger det sig selv, at det er ekstremt forretningskritisk for os, at teknologien ikke driller. Det at købe julegaver er særdeles sæsonbetinget i en begrænset periode af året, hvor der virkelig er tryk på”

Kenneth Messerschmidt

TOP-TOY Vice President IT

Her har man valgt at outsource driften af web-shops til IT-virksomheden Netgroup i København, der som hostingvirksomhed med egne datacentre blandt andet har specialiseret sig i drift for større virksomheder. Men selv med adskillige års erfaring inden for området, er der – især når det gælder handel på internettet – mange ukendte faktorer at forholde sig til.

”Spidsbelastningsperioderne - hvor julehandelen er den største, og hvor der helt automatisk skrues op for de driftsmæssige ressourcer - kommer naturligvis ikke som en overraskelse for os. Men da det er et uomtvisteligt faktum, at eksempelvis lange svartider er en stor udfordring for kundernes loyalitet er det vigtigt for os at have et tæt samarbejde med TOP-TOY og blandt andet være informeret om planlagte kampagner, der kan give ekstra tryk på belastningen”

Victoria S. Bang

Netgroup Service Delivery Manager

Det gode omdømme er på spil
At kunne garantere en web-shop, der virker ud fra kendte forudsætninger, er ikke det store problem, men at garantere en web-shop, der tager hensyn til det uforudsete, er straks mere kritisk, og derfor er det vigtigt med høj grad af transparens i samarbejdet. Effekten af selv planlagte aktiviteter kan imidlertid også overraske. Som eksempel kan nævnes en app til udformning af ønskelister, som TOP-TOY koncernen lancerede op til julehandelen sidste år.

”Den blev i løbet af få dage downloadet mere end 30.000 gange, hvilket gav endog særdeles megen trafik oven på den almindelige web-trafik. Det betød, at vores systemer en kort overgang fik svingende svartider, og i sådan en situation er det essentielt med en samarbejdspartner, der både er proaktiv og gearet til at kunne agere hurtigt. Det er nemlig vigtigt at forstå, at vi ikke kun taber penge - vi får også et dårligt omdømme blandt forbrugerne, hvis tingene ikke virker”

Kenneth Messerschmidt

TOP-TOY Vice President IT

Under julehandelen er BR web-shoppen en af de mest besøgte danske hjemmesider overhovedet, og en af årsagerne til samarbejdet med Netgroup, der blev indgået for halvandet års tid siden, var netop ønsket om en samarbejdspartner der kunne leve op til kravene om driftsstabilitet i de perioder, hvor spidsbelastning kræver hurtig skalering af systemerne.

IT skal kunne eksekvere

"Under alle omstændigheder bliver det stadig sværere - selv for en stor virksomhed som vores - at argumentere for, at vi skal have vores eget serverrum og hardware til alle funktioner. Vores kernekompetence er at sælge legetøj gennem alle de salgskanaler, det er muligt. Derfor giver det god mening at have en partner som Netgroup”

Kenneth Messerschmidt

TOP-TOY Vice President IT

Det er et budskab, man også har forstået på direktionsgangen i TOP-TOY koncernen. Et budskab, forstået på den måde, at der i langt højere grad vil være fokus på spændingsfeltet mellem teknik og forretning.

”Topledelsen skal ikke forholde sig til IT-drift som sådan. Det er bare noget, der skal virke. Til gengæld skal topledelsen se IT som en kompetent sparringspartner til at modtage input til de øgede forretningsmuligheder, som ny teknologi kan bringe. Det betyder, at både vores interne IT-afdeling og vores eksterne partnere skal være helt fremme i skoene og sørge for, at IT kan eksekvere de forretningsmæssige strategier”

Kenneth Messerschmidt

TOP-TOY Vice President IT